Формирование и отправка

Когда в черновике собраны все материалы, заявку формируют: она получает номер, её состав и расчёт замораживаются, и её можно скачать в PDF или Excel либо отправить поставщику письмом.

Где найти

Путь в меню: Снабжение → Заявки поставщикам.

Список заявок поставщикам

Нужно право «Заявки поставщикам» (21603) — им закрыт и просмотр списка.

Список заявок

Черновики и сформированные заявки лежат в одной ленте: черновик — это состояние заявки, а не отдельный документ.

Поиск — по номеру, поставщику, комментарию и номерам заказов.
Фильтр по статусу — «Черновик» или «Сформирована».
Фильтр по поставщику.

В строке видно номер (у черновика — слово «черновик»), поставщика, статус, число позиций, суммарное количество, дату и номера заказов. Клик открывает карточку.

Как сформировать заявку

Откройте черновик и убедитесь, что состав верный.
Нажмите «Сформировать заявку».
Подтвердите — система предупредит, что после этого состав и расчёт больше не меняются.

Что происходит:

строки в последний раз пересчитываются по текущим формулам, и результат расчёта сохраняется внутри заявки;
заявка получает номер вида 00001/26 — порядковый номер за текущий год;
статус меняется на «Сформирована», проставляется дата формирования;
для новых материалов этого поставщика при следующем «В заявку» заведётся новый пустой черновик.

Заявка не сформируется, если в ней нет строк, у строки не заполнен материал или количество не больше нуля, а также если у заявки нет действующего поставщика.

Почему сформированную заявку не пересчитывают

Каждая строка хранит снимок расчёта: версию формулы, точные значения по каждому заказу, сумму и правило округления. Даже если завтра поменять норму расхода или удалить заказ, документ останется прежним — именно тем, что видел поставщик.

По той же причине в PDF и Excel значения берутся из этого снимка, а не считаются заново при печати.

PDF и Excel

В карточке сформированной заявки доступны «Скачать PDF» и «Скачать Excel». Файл называется по номеру заявки, например zayavka-00001-26.pdf.

Набор колонок берётся из шаблона: сначала ищется персональный шаблон поставщика, затем общий шаблон «по умолчанию», затем любой общий. У каждой колонки свои галки видимости, поэтому PDF и Excel могут отличаться составом колонок. Если шаблонов нет вовсе, используется типовой набор: материал, артикул, количество, единица, заказы, комментарий.

Отправка поставщику

Нажмите «Отправить поставщику».
«Кому» — подставляется email из карточки поставщика; адрес можно заменить. Если в карточке email не заполнен, адрес нужно ввести руками.
«Тема» — пустая тема означает «Заявка № … от …».
«Текст письма» — пустой текст означает типовое письмо с номером, датой и числом позиций.
Нажмите «Отправить».

PDF и Excel прикладываются к письму автоматически — вкладывать ничего не нужно.

После отправки в шапке заявки появляется отметка «Отправлена поставщику», а под ней — адрес, автор и дата. Кнопка меняется на «Отправить ещё раз»: отправлять можно сколько угодно раз, каждая отправка попадает в историю заявки.

Частые ошибки

«В заявке нет ни одной строки». Черновик пуст — отправьте в него материалы кнопкой «В заявку» на странице снабжения по заказу.
«Строка "…": заполните материал и количество больше нуля». Поправьте строку и повторите.
«У заявки нет действующего поставщика». Поставщик удалён из справочника.
«Отправить можно только сформированную заявку». Сначала сформируйте её.
«У поставщика не указан email». Заполните адрес в карточке поставщика или введите его вручную в окне отправки.
«…» не похож на адрес электронной почты. Проверьте адрес: в нём должен быть символ @.
В PDF не хватает колонки. У колонки снята галка видимости в PDF — проверьте шаблон заявки.